Sistem pengelolaan naskah surat resmi, registrasi inventaris aset fisik, pendataan arsip musyawarah, serta standarisasi dokumen legalitas usaha BUMDesa.
Penyimpanan surat dan berkas legalitas dalam bentuk kertas rentan hilang, rayapan, dan penumpukan arsip yang tidak tertata.
Inventarisasi barang dan aset tetap BUMDesa seringkali tidak memiliki riwayat kondisi dan bukti kepemilikan yang valid.
Waktu sekretaris terbuang banyak hanya untuk mencari kembali surat masuk, surat keluar, atau Berita Acara Musyawarah terdahulu.
Format naskah surat kerjasama, perjanjian mitra, dan keputusan direksi sering tidak seragam dan kurang profesional.
Pemeriksa audit membutuhkan bukti administrasi lengkap dan kronologis mengenai alur keputusan operasional BUMDesa.
Mendukung transformasi digitalisasi pemerintahan desa secara menyeluruh lewat sekretariat yang berbasis cloud.
Mengatur penomoran otomatis, pembuatan naskah dinas, agenda surat masuk, serta distribusi surat keluar.
Registrasi barang modal, pencatatan kondisi fisik aset, riwayat perawatan, dan bukti kepemilikan.
Menyimpan pindaian (*scan*) dokumen penting, AD/ART, SK Pengurus, dan Berita Acara Musyawarah secara terpusat.
Penerbitan otomatis naskah perjanjian kemitraan usaha, sertifikat internal, dan berkas kepengurusan BUMDes.
| No | Nama Menu | Fungsi Utama | Keterangan Detail |
|---|---|---|---|
| 1 | Dashboard Sekretariat | Ringkasan Operasional | Menampilkan total surat masuk/keluar, status disposisi, serta ringkasan nilai aset fisik BUMDesa. |
| 2 | Buku Surat Masuk | Registrasi Penerimaan Berkas | Mencatat pengirim, perihal, nomor surat, tanggal terima, serta pindaian berkas fisik surat masuk. |
| 3 | Buku Surat Keluar | Pengiriman Naskah Resmi | Pengelolaan klaim nomor surat resmi BUMDesa, tujuan penerima, serta arsip surat yang dikirimkan. |
| 4 | Pembuat Naskah Otomatis | Generator Surat Resmi | Membuat surat edaran, surat tugas, dan surat permohonan menggunakan kopy resmi terstandar. |
| 5 | Disposisi Direksi | Alur Instruksi Tugas | Fitur penerusan lembar instruksi direktur kepada manajer unit usaha terkait surat yang diterima. |
| 6 | Data Inventaris Aset | Pendataan Barang Modal | Pencatatan detail nama aset, kode barang, tanggal perolehan, nilai perolehan, dan lokasi keberadaan. |
| 7 | Status Kondisi Aset | Monitoring Pemeliharaan | Kategori pemantauan fisik barang (Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat) beserta riwayat perawatan berkala. |
| 8 | Buku Notulen Musyawarah | Dokumentasi Rapat | Pencatatan daftar hadir peserta rapat, topik pembahasan, serta kesepakatan Musyawarah Desa/Pengurus. |
| 9 | Daftar Pengurus & Karyawan | Database SDM | Penyimpanan profil lengkap direksi, pengawas, kepala unit usaha, serta staf operasional BUMDesa. |
| 10 | Manajemen Perjanjian Mitra | Arsip Kerjasama Usaha | Pendataan berkas MOU dengan vendor, pihak ketiga, dan mitra kerja beserta pengingat masa berlaku. |
| 11 | Legalitas AD/ART & SK | Gudang Arsip Hukum | Tempat pengarsipan berkas Badan Hukum Kemenkumham, Perdes pendirian, dan SK pengangkatan. |
| 12 | Digital QR Signature | Verifikasi Dokumen | Fitur penyertaan kode QR validasi pada dokumen dinas BUMDesa untuk pencegahan pemalsuan. |
| 13 | Labeling Barcode Aset | Cetak Stiker Inventaris | Fitur cetak label kode unik/QR-code untuk ditempel pada unit barang inventaris fisik BUMDesa. |
| 14 | Export Laporan Administrasi | Pencetakan Berkas Pertanggungjawaban | Mengunduh buku inventaris dan kelengkapan administrasi siap cetak berformat PDF/Excel. |
| 15 | Pusat Template Legalitas | Master Dokumen Siap Pakai | Kumpulan draf standar naskah dinas, berita acara musdes, dan surat dinas yang siap disesuaikan. |
Investasi terjangkau untuk kerapian administrasi dan keamanan kearsipan BUMDesa Anda.